推進公證卷宗檔案電子化管理

紙質化卷宗管理有著先天性缺陷，如浪費大量人力和紙張，同時，公證檔案不斷增加，還占用了大量的空間資源，并且紙質檔案存在易風化、易滅失的風險，管理較為困難。由于紙質化檔案管理存在許多弊端，近年來很多公證處的檔案管理工作也開始由人工管理轉向計算機管理。通過開發檔案管理軟件，將物理資料掃描進系統，上傳云端或錄入光盤等載體，由計算機集中管理，這樣的管理形式較傳統檔案管理有以下好處：

有效節約人力物力

將物理檔案信息化，上傳云端或其他載體，無需專人進行檔案管理，也無需使用大量紙張和檔案存放空間；

降低檔案管理風險，保障檔案長久保存

通過信息化處理的檔案，可在云端永久保存，避免了紙質檔案風化、滅失的風險；

方便資料調取，利于信息交互

對有過申請記錄的公證申請人，公證機構可以直接在系統中調取公證材料，查詢相關信息，

既免去了調檔的繁瑣手續，也能及時對公證申請人進行身份核查，降低公證風險；

便于監督部門抽查檔案，有效加強對公證工作的監督

檔案信息化管理后，監管部門免去了現場查閱物理卷宗的麻煩，直接在系統中調取電子檔案即可實現對公證機構的監督。

隨著牡丹江市公共法律服務平臺的開發和建設，在牡丹江市司法局黨委的大力支持和幫助下，牡丹江公證處引進新的公證業務系統，新增了公證卷宗電子化功能。2016年2月起，我處初步實現公證卷宗電子化，公證員在辦理業務過程中，將當事人提交的各類材料全部掃描上傳，方便在審批、調檔時查閱；2017年6月1日起，我處實行各類公證卷宗全部電子化，承辦公證員每月將辦理的公證檔案整理后打印出卷宗目錄，公證員助理把紙質公證卷宗從目錄起至卷宗封底逐頁掃描全部上傳至公證業務系統中；為將歷史卷宗實現電子化，我處新增一名檔案員，將2016年2月以前的歷史公證卷宗進行補錄公證信息、補掃全部卷宗，目前，我處公證卷宗已補錄至2014年5月。我處公證卷宗實現電子化管理后，檔案員不用再往返檔案室頻繁調取紙質公證卷宗，以往公證員調卷時，需要經過公證員申請登記、主管主任審批、檔案員調回檔室、公證員復印相關內容等程序，現在已實現電子卷宗的，檔案員在辦證系統中查閱后，將相關內容打印蓋章即可交給公證員使用，大大提高了工作效率，實現科學化、規范化管理，提升了我處信息化建設水平。

圖為檔案人員使用捷宇高拍儀進行卷宗電子化